• Monica Morais

DICAS DE ORGANIZAÇÃO PARA SER MAIS PRODUTIVO

Xô estresse, oi tranquilidade PARTE 1 – FILOSOFIA

PARTE 2 – FERRAMENTAS

PARTE 3 – GERENCIAMENTO

PARTE 4 – DIA A DIA

PARTE 5 – AÇÃO


1.FILOSOFIA

Já ouviu falar da metáfora das Pedras, Seixo e Areia?

Foto blog.axura

Segundo a metáfora, um professor de filosofia mostrou à sua turma um pote cheio de pedras e perguntou se estava cheio. Eles disseram que sim. Claro, parecia cheio; mas não estava. O professor então encaixou seixos e areia no pote

A ideia é que as pedras representam suas prioridades - atividades mais importantes, como ficar com sua família ou cuidar da saúde. As pedras de seixo representam outras atividades importantes, como tarefas escolares e profissionais. Já a areia representa todo o trabalho restante e bens materiais.

“Se você começar a encher sua jarra com pedras (que representam as coisas mais importantes), ainda poderá encaixar seixo e areia onde houver espaço sobrando. Mas se começar a encher com areia (que representam coisas não essenciais), não haverá espaço para as pedras”.

Comece a preencher seu calendário com itens mais importantes e em seguida, encaixe outras atividades conforme houver espaço.


2. FERRAMENTAS

GOOGLE AGENDA

Ter a agenda do Google facilita muito o dia a dia.

Você pode utilizar pelo computador e/ou celular e ele permite que você separe grupos de atividades por cores, como: trabalho, faculdade, viagens, família, etc.

Permite também que habilite lembretes para aparecer na tela e/ou receber por e-mail em quantas horas, minutos e dias quiser. Além de permitir que você adicione pessoas na mesma tarefa ou evento, ela também receberá os lembretes definidos.

GOOGLE NOTAS DO KEEP

Você também conciliar a organização de coisas para fazer, utilizando o GOOGLE NOTAS DO KEEP que é um bloco de notas que também dá para usar pelo computador e celular. Permite organização por cores, importância, anexar fotos ou áudio, etc.


3. GERENCIAMENTO

Comece a preencher seu calendário com itens mais importantes e em seguida, encaixe outras atividades conforme houver espaço.

O educador e autor Stephen Covey publicou uma matriz de gerenciamento de tempo em seu famoso livro, Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Covey sugere começar a semana anotando tudo o que deseja realizar, preenchendo a matriz de quatro quadrantes: urgente, não urgente, importante e não importante.

Você pode preencher para um dia, para uma semana, para um mês ou para um semestre.

Pode desenhar no computador ou desenhar no caderno




QUADRANTE 1 – CURTÍSSIMO PRAZO

Atividades imediatas, urgentes

QUADRANTE 2 – CURTO PRAZO

Atividades importantes

Esse quadrante merece uma atenção especial, porque Covey diz que está ligado ao bem-estar e a felicidade.

QUADRANTE 3 – MÉDIO PRAZO

Atividades supérfluas

QUADRANTE 4 – LONGO PRAZO ou COMUNS

Atividades não urgentes ou cotidianas


4.DIA A DIA

Crie dias temáticos

Exemplo: Segunda é dia analisar métricas. Terça fazer pesquisas de produtos e mercado. Quarta criar conteúdo. Quinta fazer peças de comunicação. Sexta é dia de relacionamento com clientes ou parceiros.

Você sabia?

Aqui uma estatística interessante feita pela empresa McKinsey: um trabalhador gasta, em média, 28% de sua jornada de trabalho, ou seja, quase 3 horas lendo e respondendo e-mails. Agora imagine que essa tarefa pode acontecer de forma dispersa, espalhando-se por todo o dia de trabalho, interrompendo-o e distraindo você de atividades importantes.

Embora possa parecer difícil manter a aba do e-mail fechada ou desativar suas notificações, reservar um tempo específico para responder e-mails é uma das ferramentas mais valiosas de seu calendário. Isso pode ajudar você a permanecer focado no trabalho ao longo do dia. Pode até melhorar suas respostas às mensagens, já que quando as escrever, você estará completamente focado nisso.


5. AÇÃO

Agora que já leu tudo isso, não perca tempo!

  • Pegue um papel e rabisque criando dias temáticos

Pronto?

  • Agora encaixe tudo que você faz diariamente; exemplo: ler e-mails, ler notícias nos jornais, ouvir podcast, etc.

Pronto?

  • Agora vamos alimentar o quadrante. Minha dica é preencher para um mês, mas se for muitas tarefas faça por semana ou se for poucas faça por semestre.

Pronto?

  • Agora no Google Agenda crie suas tarefas importantes com lembretes. Não precisa exagerar anotando o horário que vai colocar comida para o cachorro. Coloque principalmente dia de entregar um relatório de trabalho, dia de um HH-Happy Hour, dia de entregar um trabalho da faculdade, dia de ir ao salão de beleza, visitar cliente, dia de reunião, etc.

Pronto?

  • Instale o Google Notas do Keep no celular e comece a usar como seu bloco de anotações.

por: Monica Morais


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Bibliografia: canva.com/pt_br/aprenda/tecnicas-de-calendario/

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